Page 29 - erasmus+ uygulama rehberi

7 ARA RAPOR

Ara Raporlama aşamasında, üretilen tüm Fikrî Çıktıların detaylarını, MobilityTool+’a giriş yapmalı ve

Erasmus+ Proje Sonuçları Platformu’na yüklemelisiniz. Ayrıca, her Fikrî Çıktı için çalıştığınız gün sayısını
her ortağınız için tüm personel kategorilerinde tutmanız, zaman çizelgelerini temel alarak ayrıntılı

bir şekilde raporlamanız gerekmektedir. Kurum ve kuruluşlarda hizmet alımı yoluyla çalışan bireyler

(örn. çevirmenler, web tasarımcıları) kurum personeli sayılmadıklarından çalışma saatleri Fikrî Çıktılar

başlığı altında talep edilemez. Ortak kurum ve kuruluşlara dışarıdan hizmet veren bireylerin personel

maliyetleri bu nedenle İstisnai Maliyetler bütçe kategorisine girer ve sadece proje bütçesine dâhil

edilmişse ve bütçede onaylanmışsa talep edilebilir.

Finansal Yönetim Raporlama aşamasında tüm harcamalarınızın kanıtlarını iletmeniz gerekmeyebilir.

Ancak maliyetlerini talep ettiğiniz faaliyetlerin gerçekleşmiş olduğunu teyit etmelisiniz. Ayrıca

proje finansmanınızı MobilityTool+ aracılığıyla yönetmeniz ve raporlamanız gerekmektedir. Ulusal

Ajans, Ajans’ın kendisi veya Avrupa Komisyonu tarafından yapılabilecek kontrol ve denetimlere

yönelik olarak, proje boyunca gerçekleştirilen tüm maliyetlerin finansal kayıtlarını ve destekleyici

belgelerini muhafaza etmenizi önermektedir. Proje hibe bakiye ödemenizin ardından beş yıla

kadar veya azami proje hibenizin 60.000 Euro’dan az olması durumunda üç yıla kadar bu kontrol ve

denetimler gerçekleştirilebilir. Belgelerinizin, projenizin bakiye ödemesinin gerçekleştirildiği günden

itibaren yukarıda belirtilen süre için muhafaza edilmesi gerekmektedir. Bu durumun tek istisnası
ulusal mevzuatta daha uzun bir sürenin belirtilmesidir. Kontrol ve denetimlerde talep edilebilecek,

temin ve muhafaza etmeniz gereken asgari belgeler, her bütçe başlığı için hibe sözleşmenizin

II.16.2.5 maddesinde (birim katkıların hesaplanması) ve II.16.4.4 maddesinde (gerçek maliyetlerin

hesaplanması) belirtilmiştir.

Muhafaza Edilmesi Gereken Diğer Finansal Kayıt ve Destekleyici Doküman Örnekleri Aşağıdaki Gibidir:

Ortaklara yapılan ödemeleri ibraz eden banka transfer belgeleri. Bu belgeler bankanızdan resmî

olarak talep edilmiş belge olmalıdır. Ödeme talimatları belge olarak kabul edilemez. Ayrıca bu

belgeler, tarihleri ve transfer edilen miktarları ve ortakların kuruluş isimlerini açıkça göstermelidir.

Projede seyahatler için kesilen seyahat biletleri, biniş kartları ve yurtdışında yapılan tüm

harcamaların faturaları

29